1. OBJET
Sauf stipulations contractuelles contraires, toutes les prestations de services, relatives aux programmes scolaires ou de camps proposées et réalisées par la société KWAN ASBL (ci-après désignées par “KWAN”) auprès de ses clients (ci-après désignés le “Participant”), sont exclusivement régies par les présentes conditions générales de réservation et de vente de séjours de programmes scolaires (ci-après désignées les “Conditions Générales”).
2. INSCRIPTION
2.1. Modalités d’inscription.
Tout candidat au programme doit envoyer à KWAN un formulaire de pré-inscription en ligne. Un login et password sont attribués à la personne qui crée le compte. À partir de son espace personnel, la personne peut mettre dans un panier plusieurs camps et procéder au paiement. Un paiement partiel déclenche une inscription et un formulaire complémentaire sur le participant.Le droit d’inscription est payable au plus tard le premier jour de la session. KWAN se réserve le droit de refuser l’accès au cours à toute personne n’ayant pas payé le solde de son inscription, sans préjudice pour Languages.lu de réclamer le paiement intégral du droit d’inscription.
3. DESCRIPTION DES PRESTATIONS FOURNIES
Les prestations fournies sont celles comprises dans le programme choisi par le Participant et qui sont décrites dans les brochures en cours de validité durant l’année au cours de laquelle le Participant a renvoyé son formulaire de pré-inscription, ou sur le site Internet.
4. PRIX (validité, révision, péréquation)
Les prix mentionnés dans les programmes de KWAN s’entendent hors TVA pour les personnes morales et TTC pour les personnes privées. Ils sont établis au 01 01 2019 et valables pour un an. Ils sont révisés à cette date anniversaire.
5. CONDITIONS DE PAIEMENT
Le prix du programme choisi sera acquitté comme suit : acompte de 45 % à l'inscription et le solde 1 mois avant le camp.
Les factures de KWAN sont payables au grand comptant. Toute somme demeurant impayée à son échéance sera majorée, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’un intérêt moratoire au taux de 1.5% par mois, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 10% avec un minimum de € 50.
Sauf cas de force majeure dûment justifié, toute personne abandonnant une session reste redevable de la totalité du droit d’inscription relatif à cette session.
KWAN offre la faculté de payer certaines sessions de cours de manière échelonnée en fonction d’un calendrier de paiement préétabli. Cette possibilité est offerte sans frais supplémentaires et uniquement en cas de paiement par virement bancaire. Le client qui choisit cette possibilité s’engage à respecter son engagement de paiement échelonné et à ne pas demander à son établissement bancaire de bloquer le paiement des tranches encore dues à KWAN.
En cas de non paiement dans les délais, KWAN se réserve en outre le droit de suspendre le programme, les conséquences directes en résultant étant à la charge du/des cocontractant(s) dans les conditions définies ci-dessus.
6. ORGANISATEUR/RESPONSABILITÉ
KWAN est responsable à l’égard du Participant de la bonne exécution des obligations résultant du contrat, que ces obligations soient exécutées par elle-même ou par d’autres prestataires de services, sans préjudice de son droit de recours contre ceux-ci. KWAN ne saurait être tenue responsable en tout ou partie de l’inexécution ou la mauvaise exécution du contrat dès lors qu’elle est soit imputable soit au Participant, soit à un cas de Force Majeure. KWAN est tributaire des réglementations et législations, entre autres scolaires, d’immigration, d’accès au territoire etc, en vigueur dans le pays, la région et/ou le district scolaire d’accueil ainsi que de la stabilité géopolitique et diplomatique de ces pays, régions et/ou districts. Si ces réglementations, législation, stabilité géopolitique ou diplomatique, devaient évoluer pendant la période d’organisation du séjour ou pendant le séjour tel que, empêchant la réalisation ou la continuation dudit séjour ou le rendant dangereux, KWAN ne pourra être tenu responsable.
7. FORCE MAJEURE
KWAN ne saurait être tenue responsable de l’annulation des Prestations ou d’un manquement à l’une quelconque de ses obligations, si cette annulation ou ce manquement est dû à un cas de “Force Majeure”. Par “Force Majeure”, il convient d’entendre tout événement imprévisible, insurmontable et indépendant de la volonté de KWAN rendant l’exécution totale ou partielle des prestations qui lui incombent impossible. Seront notamment considérés comme cas de Force Majeure, l’incendie, la grève générale, la guerre et les catastrophes naturelles et les conditions météorologiques dès lors qu’ils empêcheront l’exécution totale ou partielle du Contrat par KWAN. Sont également considérés comme des cas de Force Majeure, les modifications consécutives aux disponibilités et impératifs imposés par les compagnies aériennes, maritimes et ferroviaires ; les mouvements de grèves ou de changement d’horaires imposés par ces mêmes compagnies. KWAN est exonéré de toute responsabilité généralement quelconque quant aux conséquences directes ou indirectes en cas de guerre, révolution, troubles civils ou politiques, émeutes, grève, épidémie, pandémie, quarantaine ou catastrophes naturelles. Lorsque des circonstances de ce type surviennent avant le départ, entravent la bonne exécution du séjour et/ou créent un risque de mettre en péril la sécurité et/ou la santé du Participant, KWAN n’est tenue à aucun remboursement ou dédommagement généralement quelconque.
8. ANNULATION
8.1. Modalités d'annulation
Les annulations d’inscriptions doivent toujours se faire par écrit, soit par courrier recommandé, par e-mail, soit en personne par le client à l’accueil de KWAN où il signera son document d’annulation.
8.2. Modalités de remboursement
Sauf cas de force majeure, les conditions de remboursement sont fixées comme suit:
Lorsque l’annulation est reçue:
- plus de 41 jours ouvrés avant la date de début de la formation ou du stage, le montant est intégralement remboursé
- de 22 à 40 jours ouvrés, 75% du montant payé est remboursé
- de 11 à 21 jours ouvrés, 50% du montant payé est remboursé
- Pas de remboursement possible lorsque l’annulation est signalée moins de 10 jours ouvrés avant le début, lorsque l’annulation n’a pas été signalée par écrit ou en cas d’absence le premier jour de la formation ou du stage.
8.3. Modalités de remboursement Force majeur
Aucune indemnité ne sera demandée en cas de force majeure. Nous demandons dans ce cas un justificatif écrit attestant la force majeure.
8.4. Non reglement
KWAN se réserve le droit d’annuler toute formation dont le paiement n’a pas été effectué ou dont la preuve de paiement ne nous est pas parvenue en temps utile.
9. MODIFICATIONS
9.1. Modifications du fait du Participant.
Toute modification du programme avant le départ n’est possible qu’avec l’accord de KWAN et en toutes hypothèses, ne pourra donner lieu à un remboursement quelconque. Toute interruption de séjour, quel qu’en soit le motif et/ou toute renonciation à certaines prestations comprises dans le Prix ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement de la part de KWAN. Les frais de retour anticipé et d’accompagnement éventuel sont toujours à la charge du Participant, sauf en cas d’une prise en charge dans le cadre de l’assistance rapatriement.
9.2. Modification du fait de KWAN.
Modifications avant le départ : lorsque, avant le départ, un événement extérieur s’impose à KWAN et le met dans l’obligation de modifier un lieu de séjour, un programme ou des prestations essentielles, celui-ci informera le Participant dès que possible et lui indiquera qu’il a la faculté d’accepter la modification, ou de résilier le contrat. Le Participant devra faire connaître son choix dans un délai de deux (2) jours ouvrables à compter de la notification qui lui a été faite par KWAN. Modifications après le départ : lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être exécuté, KWAN s’efforcera de proposer au Participant des prestations en remplacement de celles qui ne peuvent être fournies, sans supplément de prix.
10. RÈGLES DU PROGRAMME
Le projet éducatif et culturel impose que le participant se conforme strictement aux lois des lieux d'organisation du camp et aux règles et bons usages. Dans le cadre de sa mission, KWAN ne répond ni de la force majeure ni d’une faute ou d’un fait quelconque qui engage la responsabilité civile ou pénale du participant qui en supporte seul toutes les conséquences directes ou indirectes. En cas de violation des stipulations du contrat, des règles du programme figurant dans le dossier d’inscription, le contrat est immédiatement résilié à ses torts. Le Participant n’aura droit à aucun remboursement de la part de KWAN et s’engage à garantir et indemniser KWAN et ses correspondants locaux des dommages de toute nature, directs ou indirects, subis par ces derniers.
11. ASSURANCES
Sauf indication contraire, une assurance au nom de KWAN couvrant les frais médicaux, le rapatriement médical, la responsabilité civile (conditions générales fournies sur demande) est incluse dans le prix.
12. DROIT À L’IMAGE
Le Participant et/ou son représentant légal autorise(nt) expressément KWAN à utiliser et/ou reproduire l’image du Participant à des fins promotionnelles pour une durée de 7 ans à partir de la fin du contrat lorsque les images proviennent de photos ou vidéos réalisées de le cadre du voyage/séjour organisé par KWAN.
13. CESSION DU CONTRAT
Tant que la lettre de confirmation de sélection n’a pas été envoyée, le Participant peut céder son contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions que lui pour effectuer le voyage ou le séjour. Le Participant est alors tenu d’informer KWAN de sa décision par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au plus tard sept jours avant le début du voyage.
14. LOI INFORMATIQUE ET LIBERTÉS
Le Participant dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations nominatives vous concernant, et que KWAN peut être amenée à traiter pour les besoins de son activité.
15. RÉCLAMATION
En cas de problème ou de plainte, le Participant et/ou ses représentants légaux doivent prévenir immédiatement, dès la survenance du problème, et en priorité le contact local dans le pays où se trouve le Participant. A défaut de solution ou d’intervention dans les 48 heures, le Participant et/ou ses représentants légaux doivent prévenir KWAN, immédiatement, par courrier électronique ou par voie postale afin que KWAN fasse le nécessaire, dans la mesure de ses moyens, pour trouver une solution dans les plus brefs délais. Toutes les réclamations émises par le Participant après son retour ne pourront être prises en compte que s’il est prouvé que KWAN a eu la possibilité d’assumer son rôle d’organisateur et a bien été averti d’un manquement éventuel. Toutes réclamations émises par le Participant doivent être introduites par courrier recommandé avec A/R adressé au siège social de KWAN dans les trois (3) mois calendaires à compter de la fin du séjour.
15. COMPENSATION
En toute hypothèse, KWAN est autorisée à compenser les sommes dues par le Participant en application des Conditions Générales avec toute somme déjà perçue au titre des conditions générales.
16. LITIGES
Les présentes Conditions Générales sont régies par le droit luxembourgeois.
Note importante concernant la transmission d'information et de documents par KWAN : il est de votre responsabilité de fournir à KWAN une adresse de courrier électronique valide et consultée régulièrement (notamment par les représentants légaux si le participant est mineur d'âge) car les documents (ne nécessitant pas d’être en format original) vous seront transmis par courrier électronique. Seules les communications par courrier postal ou par courrier électronique font foi. Les communications par l’intermédiaire de réseaux sociaux, chat ou services de messagerie ont un caractère informel et non contractuel.
LA SOUMISSION EN LIGNE DU FORMULAIRE D'INSCRIPTION ET/OU LE RÈGLEMENT DE L’ACOMPTE SIGNIFIENT L’ADHÉSION TOTALE DU PARTICIPANT ET DE SES REPRÉSENTANTS LÉGAUX À CES CONDITIONS GÉNÉRALES.
17. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Le participant et/ou ses représentants légaux s’engage(nt) à lire, comprendre et accepter notre politique de protection des données personnelles reprise dans notre Charte de protection des données à caractère personnel.